Administrátorská příručka

k systému Docházka 3000

Spuste docházku pomocí ikony Docházka 3000 nebo na PC s docházkou spuste prohlížeč internetu (Internet Explorer, Mozila Firefox ...) a do pole Adresa zadejte http://127.0.0.1/dochazka2001/ případně adresu http://localhost/dochazka2001/ Zobrazí se úvodní stránka docházkového systému.

Do kolonky Heslo zadejte heslo, které jste zvolili jako administrátorské, protože nejdříve je třeba systém nastavit. Po zadání hesla klepněte na tlačítko Přihlásit. Systém podle hesla pozná, jestli má zobrazit administrátorské menu, nebo menu pro uživatele (v případě že byste zadali heslo standardní, které se běžně nechává prázdné). Zadali jste však heslo administrátorské, takže se v levém horním rohu zobrazilo administrátorské menu.

Horní pás ikon slouží k rychlému přístupu do nejpoužívanějších částí

Ikonky a slouží pro rozbalení položek menu

Ikona říká, že volba obsahuje podmenu

Ikona a obsahuje již samotnou konečnou funkci

Kombinovaná ikona obsahuje podmenu i funkci

Ikona obsahuje nápovědu k menu.

U ikon a je možné kliknout přímo na název položky vedle ikony a v hlavním okně se otevře její funkce.

Pokud kliknete na ikonu za názvem položky, otevře se funkce v
novém samostatné okně, což je vhodné pro tisk

Vidíte zde několik tlačítek, ze kterých je menu složeno. Jedná se zejména o tlačítka:

Zaměstnanci Pomocí něho se spravují údaje o zaměstnancích a také se zde dá opravovat jejich docházka.

Firma Toto tlačítko umožňuje jednak editovat údaje o firmě, které jsme uvedli při registraci a také firmu ze systému zcela odstranit. Nastavují se zde globální vlastnosti docházky.

Oddělení Zde se editují, přidávají a mažou organizační oddělení, do kterých se poté zaměstnanci přiřazují.

Svátky Pod tímto tlačítkem je možno editovat databázi svátků a volných dnů.

Kategorie Tady se nastavují údaje, které řídí výpočet odpracované doby. Kategorií může být libovolné množství a zaměstnanci se do nich zařazují.

Ostatní Toto tlačítko umožňuje administrátorovi vstup do všech ostatních modulů systému (obědy, auta, spisy, oznámení, výsledovka pro mzdy atd.) s nejvyšším možným oprávněním.

Odhlásit Poslední tlačítko, pomocí kterého se vrátíte na úvodní obrazovku.

Kontextová on-line nápověda - V programu naleznete ve všech menu ikonku modrého otazníku, na kterou stačí kliknout a zobrazí se podrobná nápověda k této konkrétní části menu.

Menu Oddělení

Po založení firmy je nejdříve třeba zadat do systému organizační oddělení, do nichž budeme následně zařazovat zaměstnance. V systému musí být minimálně jedno oddělení a po registraci bylo automaticky jedno založeno. Klepneme tedy na tlačítko oddělení v menu a otevře se nové okno prohlížeče, které vypadá následovně:

Systémem založené oddělení s názvem testovací je vhodné přejmenovat na nějaké, které máte ve vaší firmě a to klepnutím myši na upravit. Tím se údaj přenese do spodního editačního dialogu, ve kterém můžete změnit jméno a číslo oddělení. Pokud změníte jen jméno a číslo ponecháte stejné, je půdní oddělení přejmenováno. Pokud změníte i číslo, pak původní oddělení zůstane a editované se založí jako nové. Postupně tedy založte do systému všechna oddělení.

Pokud budete chtít nějaké úplně smazat, slouží k tomu příslušný odkaz v řádku každého oddělení. Oddělení, do kterých jsou aktuálně zařazeni nějací zaměstnanci, smazat nelze. Je třeba nejprve zaměstnance zrušit, nebo přeřadit do jiného oddělení. Z tohoto důvodu také nelze hned zde smazat odd. číslo 1, protože při zakládání firmy do něj byl automaticky vložen fiktivní uživatel. Toho můžete odstranit v menu Zaměstnanci/Editace údajů. Jakmile jste s editací oddělení hotovi, můžete toto okno prohlížeče zavřít a vrátit se k oknu předešlému.

Menu Svátky

Po zvolení tlačítka Svátky v administrátorském menu se otevře nové okno prohlížeče, ve kterém můžete editovat, přidávat a mazat dny vedené jako státní svátky. Tabulka svátků je automaticky naplněna standardními údaji při zakládání firmy.

Svátky se dělí na pevné a pohyblivé. Pevné svátky jsou každý rok ve stejný den a měsíc, zatímco datum svátků pohyblivých může být každý rok jiné. Jediným pohyblivým svátkem u nás jsou zatím velikonoce a v systému jsou zadány do roku 2020. Pokud budete přidávat nový svátek pomocí formuláře ve spodní části okna, tak u pevných svátku zadejte jen den a měsíc. Rok nechejte prázdný a systém pak tento svátek používá každoročně. Když budete nějaký svátek upravovat pomocí odkazu upravit, svátek z tabulky zmizí a doplní se do spodního formuláře, kde jej opravíte a tlačítkem Přidat se uloží zpět do databáze. Na stejném principu se editují i údaje o zaměstnancích (viz. níže). Na konec okno editace svátků zavřete a vrátíte se k oknu předchozímu s administrátorským menu.

Menu Kategorie

V tomto menu se nastavují šablony norem (kategorie) důležité pro výpočet pracovní doby. Pro nastavení práce na směnách naleznete podrobnou příručku na CD ve složce Prirucky , soubor Nastaveni_smen.pdf

Odklepnutím tlačítka Kategorie / Editace kategorií se otevře nové okno prohlížeče, ve kterém se nastavuje hlavní způsob započítávání pracovní doby, krátkodobých a celodenních absencí. Kategorií může být libovolné množství a každá může obsahovat jiné parametry. Zaměstnanci se poté do těchto kategorií zařazují. Na obrazovce tedy vidíme první kategorii, kterou založil systém sám při registraci firmy. V horní části je dvouřádkový formulář obsahující pole s názvem této kategorie a větší pole s jejím slovním popisem sloužícím pro lepší orientaci v případě, kdy budete mít více kategorií. Pak se zde také zobrazí tlačítka pro přepínání na předchozí a následující kategorii, která zatím nevidíte, protože v systému je zatím jen jedna kategorie.

Dále je tmavě fialová tabulka s krátkým slovním popisem a v právo už je zelená tabulka plná časů s názvem "Základní parametry". Zde se zadávají na jednotlivé dny v týdnu následující parametry:

Začátek pohyblivé Čas udávající dobu, od které se přítomnost pracovníka započítává do odpracované doby. Pokud pracovník příjde do práce dřív, tak se mu časový rozdíl nezapočte.

Začátek pevné Čas udávající začátek pevné pracovní doby. Pokud pracovník příjde do práce později, bude na kontrolním listě čas příchodu barevně odlišen - porušení pracovní doby.

Konec pevné Čas udávající konec pevné pracovní doby. Pokud pracovník odejde z práce dříve, bude na kontrolním listě čas příchodu barevně odlišen - porušení pracovní doby.

Konec pohyblivé Čas udávající dobu, do kdy je přítomnost pracovníka započítávaná do odpracované doby. Po této hodině se pracovní doba nepočítá.

Fond Udává minimální délku pracovní doby, kterou by měl zaměstnanec denně odpracovat. Uvádí se bez přestávek v práci.

Důležité - Pohyblivá doba udává interval, kdy se přítomnost na pracovišti počítá jako odpracovaná doba. Aby se přítomnost uznávala, musí být interval nenulový. Takže pokud chcete uznávat veškerou přítomnost, nastavíte začátek pohyblivé na 0:00 a konec pohyblivé na 24:00. Pokud to nastavíte i na soboty a neděle a fond u nich necháte nulový (0:00), bude jakákoli práce o víkendu uznaná a započtená jako přesčas.

Níže je růžová tabulka, ve které lze mimo jiné nastavit ořezávání (zaokrouhlování) časů příchodů a odchodů. Pokud nějaké ořezávání nastavíte, je to vždy v neprospěch zaměstnance. Například při nastaveném ořezávání odchodů na 15 minut se v případě, kdy zaměstnanec odchází v 14:58 nahraje odchod na 14:45. Analogicky k tomu fungují také příchody. Při příchodu v 6:33 se při třicetiminutovém ořezávání nahraje příchod až na 7:00.

Ořezávání odpracované doby naproti tomu zaokrouhluje až vypočtenou odpracovanou dobu.

Posouvání příchodů či odchodů narozdíl od ořezávání nezaokrouhluje na nejbližší násobek zadaného čísla, ale napevno minuty k čipnutým časům přičítá (případně odečítá).

Položka „Práci ve svátek počítat jako“ umožňuje nastavit chování programu v případě, kdy pracovník příjde do práce ve svátek. Standardně je přednastavena tak, že musí odpracovat celou směnu. Je možné jí přepnout tak, aby veškerá práce ve svátek byla počítána jako přesčas.

Položka „Minimální uznatelný přesčas“ zase zajistí, že jako přesčas bude uznávána doba napracovaná nad běžný denní fond až od určité délky. Takže nastavením minimální délky přesčasu třeba na 30 minut lze zamezit např. tomu, aby když pracovník bude každý den v práci o 20 minut déle, vznikne mu na konci měsíce přesčas umožňující vybrat si den náhradního volna.

V další části okna vidíme nastavení začátků, konců a fondů pracovní doby u absencí na jednotlivé dny týdne

Každou absenci představuje jedna tabulka. Ve vrchním červeném řádku každé tabulky je vidět číslo dané absence a její název, který můžete změnit. Pod červeným řádkem je řádek kde se nastavuje, jestli se na dané absenci mají v případě celodenní nepřítomnosti uplatňovat přestávky v práci. Ještě dále na každý den týdne jeden řádek obsahující tyto údaje:

Začátek Nejdřívější započítávaný začátek krátkodobé absence.

Konec Nejpozdější započítávaný konec krátkodobé absence.

Fond Doba započtená jako odpracovaná v případě celodenní absence.

První dva záznamy se používají jen u krátkodobých absencí, což jsou takové, kdy pracovník je část dne na pracovišti a část dne mimo pracoviště. Ta část absence, která spadá mezi zde uvedený začátek a konec se z absence započte jako odpracovaná doba. Naproti tomu doba uvedená ve sloupci fond se započte jako odpracovaná pouze v případě absence celodenní, kdy pracovník na pracovišti ten den vůbec není.V každé kategorii může být maximálně dvacet druhů absencí. Pokud nechcete nějakou absenci používat, nechejte prázdný její název v červeném řádku tabulky. U nových verzí je ještě možnost nastavit maximální délku započtení krátkodobé absence. Takže lze např. u lékaře nastavit, že tam mohou jít pracovníci kdykoli mezi 8:00 až 13:30, ale uznáte jim maximálně 2 hodiny a zbytek si budou muset nadpracovat.

Ve spodnější části okna vidíme vedle posledních dvou tabulek absencí také tabulku sloužící pro nastavování vypisování přestávek v práci.

Zde nastavené hodnoty se použijí v případě, kdy si zaměstnanec nevyznačí v docházce přestávku sám a systém mu jí vkládá automaticky. Můžete tedy vybrat mezi parametrem vypočítat, kdy se na kontrolním listě docházky vypíše začátek přestávky po 6:00 odpracované doby, nebo parametrem pevná, kdy vypisovaný čas uvedete ve spodním poli. Důležité je, že systém přestávku uvede a odečte od odpracované doby až když uznaná práce zaměstnance opravdu dosáhne 6:00 hod. To znamená, že když jí nastavíte například pevně na 10:30 a zaměstnanec ten den přijde do práce v 8:00 a ve 12:00 odejde, tak se mu přestávka nevypíše a neodečte, protože ještě neodpracoval 6:00. Pro lepší pochopení si buď přečtěte popis uvedený přímo v programu, na který se dostanete přes odkaz z velkého levého okna, nebo si to vyzkoušejte přímo zadáváním různých údajů do programu (opravdu pevné přestávky lze zadat v menu Kategorie / Pevné přestávky). Dále v této tabulce můžete měnit způsob vypisování přestávek na kontrolním listě docházky a to tak, že systém buď vypisuje časy, nebo jen počty přestávek v daném dni. Položka "Fond pro přestávku" určuje po jak dlouhé době práce se má přestávka vložit a položka "Délka přestávky" udává, jak dlouho má přestávka trvat. Pod poslední řadou tabulek vidíme tlačítko Upravit, které slouží v uložení Vámi změněných údajů ve všech tabulkách této kategorie včetně jejího názvu a popisu.V případě, kdy budete mít více jak jednu kategorii a právě zobrazenou bude kategorie vložená jako poslední, zobrazí se vedle tlačítka Upravit ještě tlačítko Smazat, kterým tuto poslední (ze dvou a více kategorii) smažete. Minimálně jedna kategorie tedy musí být v systému stále.

V nejnižší části okna je formulář, pomocí kterého vkládáte do systému kategorii novou.

K založení nové kategorie stačí zadat její název a popis. Pomocí tlačítka Přidej se následně vytvoří kategorie s přednastavenými hodnotami podle vybrané vzorové. Ty poté můžete dále upravíte podle Vašich požadavků a tlačítkem Upravit jí opravenou uložíte (viz. výše). Jakmile založíte potřebný počet kategorií a nastavíte jejich parametry tak, aby odpovídali požadavkům na výpočet docházky ve Vaší firmě, můžete zavřít toto okno prohlížeče a vrátit se k oknu předchozímu s administrátorským menu.

Pokud chcete u konkrétního zaměstnance na určitý den nebo interval nastavit jiné započítávání pracovní doby, využijete v menu Zaměstnanci tlačítko Vyjímky docházky. Vyjímka „přebije“ nastavení kategorie.

V menu kategorie jsou i tlačítka pro nastavování kalendářů směn a konfiguraci směnného provozu vůbec. Hromadné i osobní rozpisy směn a to jak denní, tak měsíční. Viz příručka Nastaveni_smen.pdf

Menu Zaměstnanci.

Zde popíšeme nejdůležitější položky z administrátorského menu Zaměstnanci.

Editace údajů Zde upravujete, zakládáte a rušíte zaměstnance, zařazujete je do kategorií a oddělení, nastavujete jejich práva a uživatelská hesla.

Editace docházky Pod tímto tlačítkem se skrývá okno, které Vám umožňuje editovat docházku

zaměstnanců - upravovat časy příchodů a odchodů, přidávat a rušit záznamy o

přítomnosti a absencích.

Prohlížení docházky Zde je jedna z nejdůležitějších částí – prohlížení docházky a odpracované doby. Umožňuje také převádění přesčasových hodin a to buď automaticky nebo ručně.

Výjimky docházky Umožní nastavit konkrétnímu zaměstnanci na konkrétní den jiný způsob počítání

docházky než je nastaven v kategoriích

Zvolte tedy nejprve tlačítko Editace údajů. Otevře se nové okno, ve kterém nyní vložíte do systému údaje o Vašich zaměstnancích.

Vidíte, že v systému je již minimálně jeden zaměstnanec založen. Ten byl určen pro seznámení se s programem a testování jeho funkcí. Doporučuji jej teď smazat pomocí odkazu v řádku tabulky s jeho jménem. Nyní začněte vkládat do systému Vaše zaměstnance, pokud je tam ještě nemáte zadané.

Položka Index udává identifikační číslo daného zaměstnance a může se skládat pouze z číslic. Dva zaměstnanci nemohou mít stejný index. Pokud budete používat docházkové terminály napojené na řídící jednotku, musí být indexem číslo v rozsahu 1 až 65535.

Položka Právo udává oprávnění zaměstnance k prohlížení docházky. Může být:

Standardní prohlédne si jen svou docházku

Prohlížení všech může si zobrazit kontrolní list docházky libovolného zaměstnance (vhodné např. pro vedoucí jednotlivých oddělení)

Prohlížení a převod může nejen prohlížet docházku všech zaměstnanců ve firmě, ale také jim převádět přesčasové hodiny z předcházejícího do násl. týdne (vhodné např. pro pracovníky personálního oddělení)

V poli Heslo nastavujete pracovníkovi jeho osobní heslo, kterým se hlásí do systému v menu výběru pracovníků. Každý tedy potřebuje znát jak své osobní, tak standardní heslo (většinou prázdné), aby se do systému přihlásil.

Položka Oddělení určuje, do kterého oddělení v rámci organizační struktury pracovník patří.

Položka Kategorie určuje, podle které šablony s nastavením započítávání docházky, asbencí, přestávek atd., bude zpracovávána docházka tohoto pracovníka.

Výběrová položka "Editace docházky" udává, jestli pracovník může ručně editovat časy příchodů, odchodů a absencí. Pokud toto právo má, zadává se ještě rozsah na sebe, pracovníky stejného oddělení nebo celou firmu. Zatržítko Záznam je aktivní musí být zatrženo u zaměstnanců, které máte aktuálně ve stavu. Pokud zaměstnanec odejde, nemusíte jej hned mazat (čímž byste jej nevratně vymazali), stačí jej deaktivovat. jeho data v programu zůstanou, jen pracovník ze všech voleb jakoby zmizí, ale zde jej lze v případě potřeby opět aktivovat, kdybyste časem potřebovali s jeho daty dále pracovat.

Dále následuje několik dalších položek určujících práva přístupu do dalších částí programu. U běžných zaměstnanců tyto volby ponechejte ve výchozím stavu.

Pokud k systému používáte terminál na karty nebo čipy zapojený případně s řídící jednotkou, jsou zobrazeny další volby pro číslo čipu/karty atd. Pokud je zobrazena položka Evidovat docházku, nechte jí zatrženou a položky s datumy Nástup a Ukončení musí mít smysluplný interval (např. 1.1.2001 až 31.12.2030).

Pomocí tlačítka Přidej zaměstnance založíte. Jakmile budete mít založené všechny zaměstnance, sdělte jim jejich uživatelská hesla a heslo standardní (jestli jste nějaké zadali), aby mohli začít systém používat.

Když nějaký zaměstnanec zapomene své uživatelské heslo, tak mu jedině zde můžete nastavit heslo nové. Zaměstnanci si svá hesla mohou měnit v uživatelské části.

V menu Zaměstnanci se nachází také tlačítko Editace docházky. Po jeho odklepnutí se zobrazí výběrové menu, kde zvolíte zaměstnance a období ve kterém chcete jeho docházku editovat. Pro rychlé zadání období lze použít volby Aktuální období, Tento týden nebo Minulý měsíc, případně pomocí modré ikonky vedle datumů vybrat dny z kalendáře, který se po kliknutí na ikonku zobrazí (toto funguje i jinde v programu).

Poznámka: Od verze 7.54 se po kliknutí na tlačítko editace přímo zobrazí editace docházky a pracovník i období se vybírá pomocí této horní lišty:

Šipkami u jména a měsíce lze přepínat na následující/předchozí.

Pokud je okno prohlížeče široké alespoň 1900 bodů (FullHD monitor), zobrazí se nejen hlavní část pro editaci, ale vpravo je i náhled kontrolního listu z prohlížení docházky, který se po každé editační změně aktualizuje.

Po odklepnutí tlačítka Zobraz se otevře nové okno prohlížeče, ve kterém můžete editovat docházku vybraného zaměstnance ve zvoleném období.

Zde můžete pomocí tlačítka Uprav v každém řádku editovat údaje. Tak můžete měnit časy a typy příchodů a odchodů, a také měnit druhy celodenních absencí. Pomocí tlačítka Smaž můžete záznamy odstraňovat. Ikonkou můžete do zvoleného dne přidat nový záznam seancí – příchodů a odchodů.

V dolní části okna (zelená tabulka) můžete vkládat jak záznamy o příchodech a odchodech, tak i vkládat celodenní absence.

Příchody, odchody a přerušení práce (jako krátké služební cesty, návštěvy lékaře atd.) v průběhu dne zadáváte pomocí části Seance. Seance tvoří vždy pár Příchod – Odchod. Pokud zadáváte nějaký kód přerušení, pak u příchodu tento kód říká, co dělal pracovník předtím, než přišel do práce. U odchodu naopak kód říká, co dělal pracovník poté, co z pracoviště odešel. Pokud tedy chcete například zadat pobyt na pracovišti od 8:00 do 12:00 s tím, že poté jel pracovník na služební cestu, bude u příchodu kód nula a u odchodu kód 3 (sl.cesta). V kategoriích je pak nastaveno do kolika hodin se služební cesta počítá jako pracovní doba v případě, kdy se pracovník z ní již na pracoviště nevrací. Pokud se vrátí zpět, bude mít u následujícího příchodu (např. v 17:00) opět uveden kód 3. Když poté v 17:35 odejde normálně domů, bude u tohoto odchodu již kód nulový.

Důležité je tedy si uvědomit, že čas mezi příchodem a odchodem je vždy přítomnost na pracovišti. Pokud tedy chcete zadat, že pracovník pracoval od 8:00 do 10:00, poté byl od 10:00 do 12:00 u lékaře a nakonec ještě do 16:00 pracoval, bude docházka zadaná takto:

Pokud by se od lékaře již do práce nevracel, bude zadaný pouze první řádek a v kategoriích je nastaveno, do kdy a jak maximálně dlouho bude doba u lékaře počítaná do uznané doby (položka Konec u absence 6)

Pokud je pracovník mimo pracoviště celý den, například na dovolené, týdenní služební cestě atd., zadáváte pouze datum a důvod v části Absence. Žádné časy příchodů a odchodů tento den zadané nebudou.

Kliknutím na tlačítko Interval se formulář změní a u celodenních absencí můžete zadat najednou delší období. Takto pohodlně vložíte například týden dovolené.

Zavřením okna prohlížeče se vrátíte k oknu předchozímu, kde můžete pokračovat s jiným zaměstnancem, nebo zadat jiné období. Rozsah zadaného období je maximálně 62 dnů. Delší období program nezobrazuje, aby nedošlo k přetížení serveru v případě velkého počtu současně zpracovávaných požadavků. Tuto hodnotu však lze v případě potřeby změnit v nastavení firmy.

V části editace docházky jsou i další tlačítka jako Generátor docházky, importy dat nebo třeba Historie oprav, která umožňuje zjistit ruční zásahy, kdo je prováděl, z jakého PC, jak vypadal záznam před úpravou atd.

V Prohlížení docházky je možné nejen zobrazit kontrolní list docházky zaměstnance s přehledem příchodů, odchodů a výpočtem opracované doby, přesčasů a zobrazení povinných přestávek. Je zde také možnost spustit buď automatický převod přesčasů, nebo zatržením políčka Převody při prohlížení docházky vpisovat převáděné přesčasové hodiny do spodní součtové tabulky ručně. Například když část přesčasu proplácíte.

Podrobný návod naleznete na CD ve složce Prirucky, soubor Prevody_prescasu.pdf

Význam barevně odlišených údajů z výpisu docházky naleznete v menu Zaměstnanci / Prohlížení doch. pod odkazem Info. Jedná se např. o rozpoznání vyjímek, chyb značení, ručně upravených záznamů atd. atd.

Poznámka: Od verze 7.54 se podobně jako u editace po kliknutí na tlačítko prohlížení přímo zobrazí výpis kontrolního listu docházky. Pracovník i období se vybírá pomocí této horní lišty:

Šipkami u jména a měsíce lze přepínat na následující/předchozí.

V menu Zaměstnanci je mimo jiné i tlačítko Práva editace umožňující zakládání speciálních práv vedoucím. Přehled přítomnosti zobrazí aktuální prezenci pracovníků. Personalistika zpřístupňuje další agendu.

Menu Firma

Dalším nepopsaným bodem v administrátorském menu je menu Firma. Po jeho aktivaci se zobrazí toto menu:

Editace Změna údajů o firmě zadaných při registraci

údajů (název, administrátorské heslo, standardní

heslo atd.. Dále jsou zde přístupná některá další

globální nastavení. Ikona otazníku poskytuje podrobnou nápovědu k jednotlivým položkám.

Databáze Zde je možné provádět on-line zálohu databáze, její obnovu, testování konzistence atd. Podrobná příručka

pro další možnosti zálohování, jako je automatická

záloha či záloha i poškozené databáze je na CD ve složce Prirucky soubor Zaloha_databaze.pdf

Zrušení firmy Zde je možné firmu ze systému úplně odstranit. Jelikož se opět jedná o !!NEVRATNÝ!! krok, je třeba zadat ještě jednou administrátorské heslo.

Typy práce Umožňuje sledování vykonávané práce (práce na zakázkách, využití strojů atd.

Podrobný návod je na CD ve složce Prirucky soubor Typy_prace.pdf

Sazby sl.cest Umožňuje nastavení sazeb pro nároky na stravné na služebních cestách

Uzávěrka Lze k určitému datu uzavřít docházku proti změnám dat starších období

Terminály BM F.. Zadání terminálů s identifikací otiskem prstu on-line připojených po síti či sériově.

Menu Ostatní

Poslední položkou administrátorského menu je tlačítko Ostatní, které administrátorovy umožňuje přístup do všech modulů systému s nejvyšším možným oprávněním. Některé moduly jsou málo používané (např. Auta, Spisy, Oznámení, Symboly atd.) Ale u těch významnějších alespoň stručný popis.

Obědy – Rozsáhlý stravovací systém umožňující objednávky jídel, sledování výdejů, platby i kreditním způsobem, burza neodebraných jídel atd, atd. Lze využít i speciální objednávkové terminály a výdejové čtečky. Podrobná dokumentace je na CD ve složce Prirucky soubor Strava.

Souhrn doch. – Jednoduchá měsíční sestava s přehledem prezence a absencí

Mzdy – jednoduchý mzdový modul zabudovaný přímo v docházkovém systému, který umožňuje nastavení sazeb, příplatků a srážek. Poté zobrazí výpočet mezd. nejedná se o plnohodnotný systém se zohledněním odvodů, pojištění a dalších.

Absence – Vyhodnocení čerpání absencí pracovníků s možností zobrazení cesáků.

Dovolené – sledování čerpání dovolených, nastavení ročních nároků, meziročních převodů atd.

Směny – Přehled nastavení směn pro jednotlivé zaměstnance.

Kontrola – Několik kontrolních sestav – statistka editovaných záznamů, přesčas a rozdílů, typů příchodů a odchodů, hledání chyb značení docházky, kontrola limitů přesčasových hodin za půl roku a rok.

Noční práce – Vyhodnocení práce pro noční příplatky, odpolední práce, práce ve svátky a o víkendech.

Export doch. – Základní možnost exportu denních údajů do CSV nebo XLS souborů.

Průchody – Podrobné sledování čipování docházky přes terminály i PC. Lze dohledat přesný čas čipnutí a stanoviště. Také otevírání dveří u přístupového systému (kdo kdy kterými dveřmi prošel).

XML export – Export denních i sumárních údajů do XML soborů pro zpracování v dalších systémech (mzdy)

Výsledovka - Důležitá sestava pro mzdovou účetní. Tuto sestavu předáváte mzdové účetní ke zpracování mezd. Obsahuje nejen sumární údaje o odpracované době, přesčasech, noční a víkendové práci, práci ve svátky, vyhodnocení absencí, výpočtu náhrad služebních cest, nároky na stravenky atd. Zobraují se jen ty sloupce, které obsahují nějaké hodnoty, aby nebyla sestava zbytečně široká. Výsledovka umožňuje také export dat do mzdových systémů – po doběhnutí výpočtu zatrhnout volbu Exportovat do souboru. Pod sestavou jsou pak odkazy na CSV či XLS soubory, které umí načítat některé mzdové systémy a dále možnost konverze pro další mzdové systémy. Patří mezi ně např. Premier, Kopr, Helios, Elanor a další, které umí tyto exporty načíst. Oba je možné uložit jak do CSV, tak i XLS a případně dále zpracovávat tabulkovými či jinými programy.

Grafy – grafické znázornění sumárních a statistických údajů z docházky (přes 30 typů grafů)

Výpis s abs. – standardní kontrolní list docházky doplněný a denní výpočty doby uznaných přerušení a absencí

Výkaz – podrobný denní výkaz obsahující podobné údaje jako klasický kontrolní list, ale doplněný o podrobné denní rozepsání příplatků, absencí atd. Obsahuje také sumární tabulku složek mezd a lze jej i přímo uložit do XLS souboru pro Excel a zde dále zpracovávat (každý zaměstnanec na samostatném listu).

Přehledka – sestava obdobná výsledovce, ale sami si můžete přímo zvolit, které položky (mzdové složky) se mají vypisovat. Sestavu lze také exportovat do CSV nebo XLS souborů, podobně jako výkaz či výsledovku.

EET On-line – Modul pro elektronickou evidenci tržeb. Pro správnou funkci je nutné připojení k internetu.

Exporty do mezd – Přímá podpora dalších mzdových systémů. Obsahuje možnost přenosu dat do mzdových modulů v systémech Vema, Stereo, Pohoda (Pamica), OK Mzdy, Perm, Gordic atd. Tyto systémy nelze snadno naučit načítat export výsledovky, proto umí docházka exportovat data přímo ve formátu, který jednotlivé programy podporují. Dále obsahuje univerzální export denních dat pod tlačítkem UniExport, který vyhodnocuje přes 30 údajů o docházce pro každého pracovníka a den. Uniexport lze uložit v CSV i XLS formátu a kromě mezd lze tato data využít i v jiných programech.

Pokud používáte mzdový systém, který v docházce zatím není a tento ani neumí využít univerzálních exportních souborů, jako jsou dva různé formáty exportu výsledovky, Uniexport, Export XLS a další, stačí požádat dodavatele Vašich mezd o podrobnou dokumentaci k importu dat z jiných systémů a předat jí výrobci docházky. Podpora nového mzdového programu je na základě této dokumentace zapracovaná většinou během několik dní a tato úprava je většinou zdarma nebo za cenu aktualizace docházkového programu.

Zákaznické sestavy – Zde je celá řada sestav naprogramovaných podle speciálního zadání některých zákazníků. Pokud požadujete vytvoření vlastní sestavy dle vašeho zadání, lze jí zadat výrobci a bude dostupné právě pod touto volbou. Sestavy jsou většinou vytvořeny zdarma nebo za úhradu aktualizace.

Novinky vyšších verzí

Jelikož se systém neustále vyvíjí a jsou do něj přidávány nové funkce často s větší rychlostí, než s jakou je obnovována tato dokumentace, je vhodné se začíst do stránky popisující změny v jednotlivých verzích, kterou naleznete po instalaci programu pod odkazem Novinky v pravé dolní části úvodní obrazovky nebo čtení on-line kontextové nápovědy dostupné přímo v programu přes ikony modrých otazníků.

Dále je také na instalačním CD v adresáři \video\ presentace s vysvětlením a ukázkami všech funkcí systému. Tuto videopresentaci doporučujeme rovněž shlédnout.

Přístup k docházce z jiných PC

Pokud je docházka nainstalovaná na počítači s operačním systémem Windows XP a aplikovaným opravným balíčkem ServicePack2 či vyšší, je někdy třeba v zabezpečení ve Firawallu povolit příchozí komunikaci na TCP portu 80. Jinak nemusí být docházka z ostatních počítačů dostupná.

Postup: V ovládacích panelech spustíte „Brána firewall systému Windows“

Na kartě Vyjímky klepnete na „Přidat port“

Do položky Název zadáte Docházka3000 a do položky Port napište číslo 80.

Protokol nechte nastavený na TCP a klepněte na OK

Pak již bude možné připojit se k docházkovému systému i z jiných počítačů sítě.

Na klientském počítači stačí zadat adresu docházky s tím, že část "localhost" nahradíte IP adresou hlavního PC. Tu zjistíte na hlavním PC takto: kliknete vlevo dole na Start / Spustit. Zadáte CMD a kliknete OK. V černém okně napíšete příkaz ipconfig a potvrdíte klávesou Enter. program pak vypíše adresu tohoto hlavního PC, kterou pak na klientské zadáte do prohlížeče místo části "localhost". Pokud tedy příkaz ipconfig vypíše např. IP adresu 192.168.1.10, tak na klientském pc zadáte http://192.168.1.10/dochazka2001/

Oprava databáze

Při nečekaném výpadku počítače, na kterém je docházkový systém nainstalován, může někdy dojít k poškození některé tabulky, respektive jejího indexového souboru. Je to sice málo pravděpodobné, ale pokud se v době výpadku zapisovalo do databáze a počítač není napájen přes záložní zdroj UPS, není to úplně vyloučeno.. Výpadek je většinou způsoben přerušením dodávky elektřiny či „zatuhnutím“ operačního systému

Pokud již k poškození databáze dojde z jakéhokoli důvodu, poznáte to většinou tak, že některé obrazovky obsahují chybová hlášení „Warning ...“, nebo se nepřenáší identifikace z terminálů do docházky. Pro ověření neporušenosti databáze lze využít i tlačítko Test databáze v menu Firma / Databáze.

Řešením nápravy tohoto poškození databáze je spuštění opravného scriptu, který databázi zkontroluje a opraví. Postup je též na CD ve složce Prirucky, soubor Oprava_databaze.pdf

1. Nejprve je třeba zastavit v počítači službu MySQL. To provedete v "Ovládacích panelech" a "Nástrojích pro správu"

otevřít "Služby" a v seznamu služeb najít MySQL a pravým tlačítkem jí zastavit. Zastavení služby chvilku trvá, zhruba minutu je třeba vyčkat.

2. Poté spustíte soubor oprav.bat, který najdete na instalačním CD v adresáří \ostatni\|test_db\oprav.bat

Soubor je dobré uložit na plochu a až odtud jej spustit. Odklepnete úvodní hlášení a oprava se spustí.

3. Po doběhnutí opravného souboru restartujte počítač (nebo opět spuste službu MySQL) a pak už stačí zkontrolovat

funkčnost docházky a přenosu čipování z terminálu.

Zálohování databáze

Podrobná příručka je na CD ve složce Prirucky v souboru Zaloha_databaze.pdf: Zde pouze stručně jedna ze 3 možných metod zálohování a obnovy datdat

Archivace databáze do souboru data.sql se provádí přes příkazový řádek příkazem:

c:\apache\mysql\bin\mysqldump -u root db003444 > c:\data.sql

Obnova dat ze souboru data.sql do databáze se provede pomocí příkazu: ( Pozor, smaže aktuální data!)

c:\apache\mysql\bin\mysql -u root -f db003444 < c:\data.sql

Další podrobná dokumentace

Některé funkce programu si zaslouží samostatné příručky. Tyto naleznete buď na CD ve složce Prirucky, nebo aktualizované on-line na webu www.dochazka.eu, kde v sekci Podpora kliknete dole v tabulce na odkaz Dokumentace.

Pokud potřebujete docházku přenést ze stávajícího PC na nové (například při obnově počítačového vybavení), naleznete podrobnou příručku obsahující i instalaci ovladačů terminálů a přenos dat na nové PC na disku CD ve složce Prirucky v souboru Preinstalace_On_Off_Bio_Prenos_dat.pdf

Pokud dojde k nekorektnímu vypnutí počítače s docházkou (docházkový server), je vhodné provést kontrolu a opravu databáze pomocí návodu Oprava_databaze.pdf, který je na inst. CD docházky ve složce Prirucky.

Podrobnější návody a podpůrné soubory pro přenos dat do mzdových systémů Perm a Pamica (Pohoda) naleznete rovněž na CD ve složce Prirucky.

Řadu úkolů je možné svěřit jinému pracovníkovi, který nemá sice do docházky administrátorský přístup, ale můžete mu v menu „Zaměstnanci / Editace údajů“ v položce „Editace doch.“ nastavit právo Personalista. Takový pracovník poté může ze svého uživatelského menu zadávat nová oddělení, svátky, přidávat nové zaměstnance a přidělovat jim ID karty/čipy, nastavovat kategorie pracovní doby, směny, vyjímky docházky, dostane se na exportní sestavy, výsledovku atd. atd. Nedostane se však přímo do administrace, takže nehrozí, že by například smazal celou firmu, vyřadil fungování terminálů a podobně. Pracovníků personalistů může být samozřejmě více.

Nezapomeňte také na podrobnou on-line nápovědu přímo v programu, která je dostupná pomocí ikonek modrých otazníků a která je tedy vždy po ruce i když nemáte připojení k internetu nebo jste ztratili instalační CD docházky s výše uvedenými příručkami.

Na stránkách www.dochazka.eu je také v menu On-line demo / Videonávody k dispozici celá řada velmi podrobných videonávodů jak k samotnému programu Docházka 3000, tak také k mnoha typům terminálů, instalace docházky na různé typy operačních systémů, možnost provozu docházky ve virtualizovaném systému a možnost hostování docházky v cloudu včetně přenosu dat z terminálů atd.

Ochrana osobních údajů – soulad s GDPR

Program od verze 7.60 poskytuje moduly a funkce, které umožní dosáhnout souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů (dále GDPR). Všechny potřebné informace k souladu s GDPR naleznete v docházce v menu „Firma / Návody PDF / Nařízení GDPR“ nebo na instalačním CD ve složce \Přírucky/GDPR.pdf