BM Software, Němčičky 84, 69107 Němčičky u Břeclavi

Vývoj, výroba, prodej a montហdocházkových a identifikačních systémů

Tel: 519 430 765, Mobil: 608 447 546

e-mail: bmsoft@seznam.cz

web: http://www.dochazka.eu

Docházka 3000 – Nastavení práv

Tato příručka popisuje různé možnosti nastavení práv v systému Docházka 3000. Práva určují rozsah přístupu do jednotlivých modulů programu a rozsah přístupu k datům zaměstnanců. Nejvyšší práva v programu má administrátor. Ten se dostane vždy do všech modulů a k datům všech zaměstnanců. Jednotlivý uživatelé pak mají svá vlastní práva přidělovaná administrátorem.

K programu tedy existují dva hlavní přístupy – administrátorský a uživatelský. Typ přístupu je daný způsobem přihlášení na úvodní obrazovce. Zde pod výběrem firmy vidíte položku Heslo.

Právě vyplněním položky Heslo určíte, zda se budete přihlašovat jako administrátor, nebo jako uživatel. Administrátorský přístup je pouze jeden a existuje tedy jen jedno administrátorské heslo. Pokud chcete, aby plnou administraci systému mohlo vykonávat větší množství fyzických osob, musely by všechny znát toto administrátorské heslo. Což není úplně vhodné a proto je lepší, aby administrátorské heslo znal jen úzký okruh pracovníků a ostatním byla přidělena práva tak, aby se dostali na potřebné funkce z uživatelského menu bez nutnosti přístupu do plné administrace. Postup přidělení práv bude popsán dále.

Administrátor tedy musí na úvodní obrazovce vyplnit heslo, pokud se chce do administrace přihlásit. Všichni ostatní nechají položku Heslo na úvodní obrazovce prázdnou a pouze kliknou na Přihlásit. Tím se dostanou do uživatelského přihlášení (pokud není v nastavení firmy zadaná položka Standardní heslo – viz dále).

Administrátorský přístup:

Pokud se tedy přihlásíte administrátorským heslem, dostanete se do administrace systému, kde máte k dispozici všechny funkce systému a plný přístup ke všem datům zaměstnanců. Administrátorské menu ihned po přihlášení vypadá zhruba následovně:

V levé části je menu pro přístup do všech modulů programu. Vpravo je pak dostupné zrychlené menu nejpoužívanějších funkcí. Podrobný popis ovládání menu naleznete v Administrátorské příručce, která je dostupná například na instalačním CD docházky ve složce Prirucky v souboru Prirucka_admin.pdf

Administrátorský přístup je tedy v systému pouze jeden, odvozený od úvodního přihlašovacího hesla zadaného při instalaci programu. Toto heslo lze změnit v menu Firma / Editace údajů v položce Administrátorské heslo.

Nové heslo se zadává 2x, aby se vyloučila případná chyba způsobená překlepem. Toto heslo je vhodné uložit na bezpečné chráněné místo (například v zapečetěné obálce do trezoru), aby je bylo možné dohledat v případě nedostupnosti osoby administrátora.

Heslo je používané výlučně pro docházku – nemá nic společného s administrátorským heslem Windows a ani heslem do menu terminálu. V databázi jsou všechna hesla uložená šifrovaně, takže jsou chráněná proti případnému zneužití jinou osobou, která se dostane k diskovým souborům nebo záloze databáze.

Uživatelský přístup:

Pokud na úvodní obrazovce necháte heslo prázdné a jen kliknete na tlačítko Přihlásit, dostanete se do přihlašovací sekce zaměstnanců – viz instalační CD docházky, složka Prirucky, soubor Prirucka_uziv.pdf.

Pokud by se přihlášení s prázdným úvodním heslem nedařilo, je třeba v administrátorském menu Firma / Editace údajů vymazat položky Standardní heslo a nastavení uložit. Případně uživatelům sdělit samotné standardní heslo a ti by ho pak museli na úvodní obrazovce vyplňovat. To je ale vhodné jen ve specifických případech. Pak již bude možné přihlášení do výběru zaměstnance pro uživatelské menu.

Tímto způsobem by se měla do systému hlásit drtivá většina uživatelů, pokud budou chtít pracovat s programem. Tedy včetně vedoucích, personalistů, mzdové účetní a podobně. Práva pro přístup do modulů programu a k datům pracovníků jim přidělí administrátor (viz dále).

Zde již uživatel vybere ze seznamu pracovníků své jméno, zadá své individuální heslo (nastavené administrátorem v editaci údajů zaměstnanců) a přihlásí se do uživatelského menu, kde má k dispozici přístup k funkcím a datům pracovníků dle nastavených práv.

Pokud pracovník své individuální heslo zapomene, může mu administrátor v editaci údajů zaměstnanců nastavit nové. Pracovník pak může své individuální heslo změnit kliknutím na tlačítko Heslo v modré sekci Ostatní.

V administrátorském menu Firma / Historie logování lze dohledat, kdo se kdy z jakého PC (dle IP adresy) hlásil a zda bylo přihlášení úspěšné či nikoli. Logovány jsou jak přihlášení do uživatelského, tak i do administrátorského menu.

Dále v menu Zaměstnanci / Personalistika lze na kartě 0 – Osobní údaje vložením položky IP adresa nastavit seznam IP adres počítačů, ze kterých se může konkrétní zaměstnanec hlásit do svého uživatelského menu. Tím lze zamezit vzájemnému sdělení hesel a přihlašování z jiných PC, než má pracovník povoleno.

Přidělování práv zaměstnancům:

Nyní tedy již k samotnému přidělování práv zaměstnancům. To provádí administrátor v menu Zaměstnanci / Editace údajů, kde klikne na položku Upravit v seznamu pracovníků u toho, komu chce práva nastavovat. Záznam pracovníka se pak přenese do spodního dialogu k úpravě.

Položka Právo určuje, na které pracovníky se zaměstnanec dostane v sekci prohlížení docházky (žlutá část Výpis uživatelského menu) a dále částečně i v ostatních modulech (modrá část Ostatní uživ. menu) jako je Výsledovka, Výkaz, Přehledka atd. Pokud je právo nastaveno na výchozí volbu Standardní, dostane se pouze na sebe (na prohlížení své vlastní docházky). Navíc mu nejsou přístupné další moduly jako Výkaz, Výsledovka atd. Ty se zpřístupní až pokud je právo nastaveno na Prohlížení odd. (prohlížení docházky zaměstnanců ze stejného oddělení) nebo vyšší. Od verze 6.84 se navíc přístup rozšiřuje automaticky i na podřízená oddělení. Položkou Právo se navíc přiděluje i možnost přístupu na převádění přesčasů (volby s dodatkem „a přev.“ nebo „převody“). Pak se ve žluté sekci Výpis uživatelského menu zobrazí i zatržítko Převody.

Nastavení položky Právo má vliv zejména na žlutou sekci Výpis uživatelského menu. Jen částečně či vůbec na ostatní moduly.

Položka Editace docházky nastavuje přístup na editaci docházky k úpravám či doplňování časů příchodů, odchodů, přerušení, typů práce, celodenních absencí a případně i směn či pracovních poměrů na jednotlivé dny. Standardní hodnota Ne zamezuje jakékoli editaci docházky – pracovník nemůže měnit již načipované údaje sobě ani jiným zaměstnancům. Ostatní volby umožňují buď přístup na editaci vlastní docházky, docházky pracovníků stejného oddělení nebo všech zaměstnanců. Od verze 6.84 je možné navíc zpřístupnit editaci docházky stejného a podřízených oddělení pomocí volby Podřízená odd. Další volby umožňují úpravy pouze kódů přerušení (nikoli časy), editaci přestávek či kódů typů práce nebo pracovních poměrů bez možnosti úpravy samotného čipnutého času příchodu / odchodu.

Volba Personalista je speciální a je určena pro pracovníky starající se o lidské zdroje. Umožňuje jednak editaci docházky všech, ale navíc zpřístupňuje moduly pro nastavení dovolených, editaci zaměstnanců (přidávání, úpravy či odebírání pracovníků), zadávání oddělení, převody přesčasů, nastavení svátků, kategorií pracovní doby, rozpisů směn, definici přestávek a přístup do zákaznických sestav. Personalista má tedy v uvedených modulech v podstatě administrátorská práva, ale nemá přístupné ostatní volby (nemůže například zálohovat databázi, smazat firmu, upravovat nastavení firmy atd. atd.).

Práva pro rozsah editace docházky lze navíc nastavit zcela přesně specifikací vlastních rozsahů v menu Zaměstnanci / Práva editace (viz dále).

Nastavení položky Editace docházky má tedy vliv zejména na zelenou sekci Editace uživatelského menu. Jen částečně či vůbec na ostatní moduly.

Ručně editované záznamy docházky lze dohledat v administrátorském menu Zaměstnanci / Editace docházky / Historie oprav. Zde je vidět nejenom kdo, kdy a z jakého PC editaci provedl, ale i stav záznamu před opravou. Dále je editovaný záznam rozpoznatelný i na samotném prohlížení docházky (výpis) pomocí žlutým písmem zobrazených kódů příchodů a odchodů.

Zrušením zatržítka u položky Záznam je aktivní docílíte toho, že pracovník bude v systému deaktivovaný. Nebude se moci přihlásit, nebude se mu zapisovat docházka, zmizí ze všech ostatních výběrových menu a seznamů zaměstnanců. Zabírá ale nadále zaměstnaneckou licenci a jeho data v programu zůstávají. Opětovnou aktivací se opět do programu vrátí včetně všech zadaných údajů, načipovaných dat atd.

Položky Editace provozu služ. aut, Přístup ke všem spisům, Správa obědů, Lze objednat víc jídel na 1 den, Přístup do mzdové agendy, Vkládání oznámení, Dodatečné ukončení abs., Kamery, Přehled s poznámkami, Objednat jídla určují přístup do některých specifických modulů, které pak má zaměstnanec přístupné v modré sekci Ostatní.

Například položka Modul dovolených umožňuje přístup do modulu nastavení stavu dovolených všech zaměstnanců a to buď jen pro prohlížení, nebo dokonce k editaci (meziroční převody nevyčerpané dovolené, nastavení počátečního stavu atd.

Zatržítko Seance lze zadávat i z PC je standardně povolené a umožňuje v uživatelském menu v zelené sekci Editace vkládat příchody, odchody, přerušení prac. doby a případně i typy práce. Neumožňuje editaci již zadaných záznamů, ale pouze vložení seance (příchod, odchod..) v aktuální datum a čas. Takže zde mohou pracovníci čipovat docházku, pokud nemají k dispozici docházkový terminál na čipy, karty, otisky a podobně. Seance (příchod, odchod atd.) se vloží na aktuální čas na docházkovém serveru, takže změnou času na lokáním PC pracovníka nemá vliv na zapsaný údaj a nelze tak systém „ošidit“. Deaktivace položky má ale smysl v případě, kdy mají zaměstnanci k dispozici čipovací terminál a chcete zabránit tomu, aby s vzájemně prozradili přihlašovací hesla a čipovali jeden druhému přes PC. Lze ale v přehledu průchodů dohledat, ze kterého PC (dle IP adresy) bylo konkrétní čipnutí provedeno.

Obdobná předchozí je i volba Může zadávat celodenní absence. Její deaktivací lze zaměstnancům z uživatelského menu ze zelené sekce Editace skrýt formulář pro vkládání celodenních absencí. Takže pak nemohou sami nahrávat například dovolené, nemoci, celodenní služební cesty atd. K celodenním absencím se vztahuje i volba Celodenní absence s časem. Ta by měla být standardně vypnutá, protože vložení celodenní absence se používá na celý den. Povolení volby má význam jen pokud chcete vkládat hromadně na delší období přesně časově nastavená přerušení pracovní doby (která se ale nechovají jako celodenní absence, takže pak se správně nepočítá třeba nárok dovolené či rozepsání nemocenské).

Volba Povolit Přehled umožní nahlížení do přehledu aktuální přítomnosti pracovníků. Navíc administrátor může v nastavení firmy zakázat či povolit sloupeček Pohyb, takže pak je či není vidět časy příchodů a odchodů v přehledu přítomnosti. Přehled je i v menu výběru pracovníků před zadáním jména a hesla (v přihlašování do uživatelského menu), ale i ten může administrátor zakázat v nastavení firmy.

Nastavení vlastních práv editace docházky: (případně práv prohlížení)

Pokud potřebujete specificky nastavit práva na editaci docházky, může administrátor v menu Zaměstnanci / Práva editace založit vlastní specifická práva. V horním formuláři zadá číselné označení práva a textový popis. Poté ve spodní části do tohoto nového práva postupně zadá jednotlivá oddělení či konkrétní pracovníky. Poté lze toto nové právo přidělit vedoucímu v editaci údajů zaměstnanců, kde se objeví jako nová volba v položce Editace docházky. Například pokud máte dva vedoucí různých oddělení a chcete, aby se mohli vzájemně zastupovat a tedy editovat docházku pracovníků z obou oddělení, lze vytvořit nové právo, vložit do něj obě oddělení a poté toto právo oběma vedoucím přidělit. Viz obrázek níže, nové právo 4 - výroba i sklad.

Přidělení nového práva 4 vedoucím v editaci údajů zaměstnanců:

Pomocí těchto vlastních práv editace tedy můžete vytvářet speciální přístupy pro editaci docházky a to nejen zařazováním oddělení, ale i jednotlivých zaměstnanců či kombinací oddělení i zaměstnanců. Takže navíc lze do definice předat např. ještě další dva pracovníky,kteří jsou v jiných než uvedených odděleních:

Možnost vkládat přístup na konkrétní pracovníky využijete i v případě, kdy nepoužíváte rozdělení pracovníků do oddělení. Ale rozdělení do oddělení má výhodu v tom, že když časem přijmete nové zaměstnance a do oddělení je správně zařadíte, budou mít ne něj vedoucí se speciálním právem automaticky přístup, aniž byste museli vlastní definici práv editace měnit.

Právo editace umožní nejen vlastní editaci, ale zpřístupní pracovníka i k prohlédnutí kontrolního listu s výpisem a výpočtem docházky. Takže i když nemá vedoucí právo na prohlížení ve žluté sekci Výpis, lze se na něj dostat přes editaci, protože ta obsahuje možnost zobrazení výpisu ve spodní části okna:

Navíc nové verze umí i samotné nastavení práv editace promítnout do žluté sekce Výpis uživatelského menu, kde jsou ve spodní části pracovníci takto zpřístupnění označení nápisem Z editace. Viz ukázka:

Pokud byste potřebovali takto podrobně definovat právo nikoli na editaci docházky, ale pouze na prohlížení, i to je pomocí nastavení vlastních práv editace možné. Stačí při definici čísla a názvu práva v horním formuláři zatrhnout položku Bez editace. Pak se pracovníci a oddělení zpřístupnění tímto způsobem nepromítnou v uživatelském menu v zelené sekci Editace, ale jen ve žluté sekci Výpis.

Takže od verze 6.48 je možné přesně specifikovat nejen právo na editaci, ale i na prohlížení docházky – viz poznámka „jen prohlížení“ na výše uvedeném obrázku. Jen je potřeba myslet na to, že tento přístup se nedefinuje v editaci údajů zaměstnanců položkou Právo, ale položkou Editace docházky, přestože se vlastně jedná o právo na prohlížení. K samotné editaci pak tento vedoucí ale nemá právo žádné.

Což je vidět na obrázku výše, že právo je jen ve žluté sekci Výpis pro prohlížení a v zelené sekci Editace není zobrazena část pro „Editaci docházky“ (jen části pro vkládání seancí a absencí sobě samému).

Speciálně definovaná práva přes Práva editace mají v uživatelském menu vliv jen na zelenou sekci Editace, případně žlutou sekci Výpis. Neovlivňují přístupné moduly v modré sekci Ostatní. Takže i když má pracovník právo prohlédnou výpis kontrolního listu docházky více zaměstnanců, nedostane se do modulů jako je Výkaz, Výsledovka a podobně. Ty se zpřístupní pouze pokud by měl v editaci údajů zaměstnanců nastavenou položku Právo na hodnotu Prohlížení odd. nebo vyšší a i pak se dostane jen na ty pracovníky, které definuje samotná položka Právo (nikoli položka Editace docházky).

Verze 7.05 – řešení konfliktu v editaci vlastní docházky vedoucího:

Od této verze byla rozšířena možnost definice práv k editaci docházky, která řeší konflikt dvou protichůdných nastavení. Pokud máte v menu "Firma / Editace údajů" zatrženu volbu "U práva editace stejného oddělení znemožnit editaci své docházky", nemohou vedoucí s právem editace jen svých podřízený (svého oddělení) měnit svou vlastní docházku. Což je v pořádku.

Někdy ale může nastat situace, kdy potřebujete určit, aby jeden z vedoucích svou vlastní docházku editovat mohl i když ostatní nemohou, ale nechcete jej pustit úplně na všechny pracovníky. Doposud bylo nutné založit mu speciální editační právo v menu "Zaměstnanci / Práva editace" a do něj jmenovitě zadat všechny jeho podřízené včetně jeho samého. Nebo zákaz v nastavení firmy vypnout a jmenování podřízených řešit u ostatních vedoucích, kteří se na sebe dostat nemají. Nešlo zadat celé oddělení jednorázově, protože to by vedoucího na jeho vlastní docházku nepustilo (diky zákazu v nastavení firmy).

Od verze 7.05 již je možné založit mu toto speciální právo s celým oddělením jednorázově a navíc jmenovitým přidáním i jeho samého. Takže pokud bude v zadaném právu přímo jmenovitě uveden, bude si moct vlastní docházku editovat, i když zbytek oddělení tam bude vložen jednorázově celým oddělením, nikoli jmenováním jednotlivých podřízených.

Když to shrneme, bude si moct vedoucí editovat svou vlastní docházku, pokud má přiřazeno speciální editační právo, ve kterém je jmenovitě uveden. A to i přesto, že v nastavení firmy bude zatržena volba "U práva editace stejného oddělení znemožnit editaci své docházky".

Ukázka:

Na výše uvedeném obrázku má tedy vedoucí pan Zich právo editovat svou vlastní docházku, protože je jmenovitě uveden na 3 řádku tabulky. A to přesto, že je v menu „Firma / editace údajů“ zatržena volba
„U práva editace stejného oddělení znemožnit editaci své docházky“.

Pokud by ve výše uvedené tabulce třetí řádek uveden nebyl, nemohl by pan Zich editovat svou vlastní docházku, přestože je zařazen do oddělení „1 – Centrála Brno“. A to proto, že jej zákaz v nastavení firmy vyloučí.

Zpřístupnění modulů administrátora:

Od verze 6.87 je možné zpřístupnit vybraným zaměstnancům konkrétní funkce administrátorského menu.

Nastavení najdete v administrátorském menu Zaměstnanci / Práva administrace. Jedná se o speciální nastavení administrátorského přístupu do konkrétních modulů. Protože pak má zaměstnanec ze svého uživatelského menu v povoleném modulu v podstatě stejná práva jako administrátor, měl by být tento modul používán jen výjimečně a velice obezřetně. Za normální situace by nemělo být nutné nikomu žádné takové právo přidělovat.

Ale pokud za každou cenu chcete nějakému pracovníkovi umožnit například zálohování databáze nebo prohlížení historie logování či přístup do konkrétní zákaznické sestavy, import dat z terminálů, export do mezd či cokoli dalšího (ale nechcete mu dát přímo administrátorské heslo), lze to v modulu Zaměstnanci / Práva administrace zařídit.

V horní části vyberete pracovníka, kterému chcete konkrétní administrátorské právo přidělit. Ve spodní části je pak celý rozbalený strom administrátorského menu, kde zatrháváním jednotlivých položek umožníte pracovníkovi přístup do této volby z jeho uživatelského menu. Nakonec úplně dole nastavení uložíte.

Pracovník pak ve svém uživatelském menu najde novou červenou sekci Administrace. Zde je mu zobrazeno celé menu administrátora, ale aktivní jsou jen ty volby, které jste mu povolili.

U některých položek je ale třeba dbát velmi velké opatrnosti. Například pokud povolíte někomu právo do sekce Firma / Editace údajů, mohl by změnit administrátorské heslo a přihlásit se pak plně jako administrátor. Podobně není vhodné udělovat právo například do menu Firma / Zrušení firmy, protože by mohl celou firmu nevratně vymazat kompletně se všemi daty a obnovit by šla jen z případné zálohy databáze.

Rovněž nepřidělujte přístup do samotného menu Zaměstnanci / Práva administrace, protože pak by si pracovník mohl sám libovolně přidávat práva další.

Upozornit je nutné i na to, že moduly jsou pak přístupné s plnými právy bez ohledu na ostatní nastavení práv pracovníka. Takže pokud někoho pustíte například do modulu Zaměstnanci / Editace docházky, dostane se na editaci docházky všech pracovníků bez ohledu na to, jaké právo editace má nastaveno v editaci údajů zaměstnanců v položce Editace docházky. Protože se pracovník v editaci bude skutečně jevit jako administrátor, bude i v historii oprav uvedeno, že změnu udělal administrátor. Skutečného uživatele nepoznáte (snad jen dle IP).

Proto přístup přes položku Zaměstnanci / Práva administrace přidělujte jen ve velmi omezené míře s důkladným promyšlením dopadů, nebo nejlépe vůbec. Zamezíte tím pozdějším možným problémům.

Podřízenost oddělení ve vztahu k právům

Jak již bylo částečně dříve uvedeno, od verze 6.84 byla rozšířena funkčnost modulu Oddělení, ve kterém se definuje organizační struktura firmy. Původně si byla všechna oddělení rovna a vedoucí s právem prohlížení nebo editace svého oddělení se na zaměstnance z jiných oddělení nedostal. Od verze 6.84 se situace změnila, protože lze definovat vztahy vzájemné podřízenosti jednotlivých oddělení.

Například co se prohlížení docházky týče, tak na výše uvedeném obrázku ve spodním okně vidíte vztah podřízenosti několika oddělení. Oddělení 1-Mistři je nadřízeno všem ostatním. Takže vedoucí v oddělení Mistři, který má v editaci údajů zaměstnanců nastavenou položku Právo na hodnotu Prohlížení odd., se v nových verzích dostane i na podřízená oddělení (vlastně se dostane na všechny pracovníky).

Vedoucí oddělení 4-Externí se pak dostane i na pracovníky z oddělení Sklad i Výroba. Právo prohlížení docházky se tedy automaticky rozšířilo i na podřízená oddělení (pokud tomu chcete zabránit, nedefinujte vztahy podřízenosti oddělení). Přístup na pracovníky z podřízených oddělení má v uživatelském menu vliv pouze u žluté části Výpis, kde jsou ve výběrovém formuláři označení sekcí „Z podříz.odd“. V modré sekci Ostatní jsou v sestavách jako Výkaz, Výsledovka atd. pořád dostupní jen pracovníci stejného oddělení (bez podřízených).

U práva editace docházky k automatickému rozšíření práva pro editaci docházky na podřízená oddělení nedochází. Vedoucí oddělení Mistři ani vedoucí oddělení Externí s právem editace docházky nastaveným na hodnotu Své odd. se tedy na pracovníky jiných oddělení nedostanou. Ale u nastavení práva editace docházky přibyla volba Podřízená oddělení, která tuto situaci řeší.

Takže stačí vedoucím tuto novou volbu nastavit a již se dostanou v editaci docházky nejen na svá oddělení, ale i na všechna podřízená. Jejich pracovníci jsou pro vedoucího v jeho uživatelském menu v zelené části Editace ve výběru zaměstnanců uvození sekcí Podř.

Opět zde platí, že i kdyby vedoucí s tímto právem měl pouze nastaveno právo na editaci, ale nikoli na prohlížení docházky, stejně si výpis s kontrolním listem vypočtené docházky prohlédne přes tlačítko Výpis docházky, které je pod formulářem editovaných dnů v editaci docházky dostupné.

Nastavení v editaci údajů firmy

Na nastavení práv má kromě uvedených modulů vliv i část nastavení v menu Firma / Editace údajů.

Již byla zmiňovaná možnost zobrazení přehledu přítomnosti ještě před přihlášením pracovníka. Pokud je zapnutá volba Ve výběru zaměstnanců umožnit přehled přítomnosti , může se kdokoli dívat na stav aktuální přítomnosti pracovníků. Pokud je navíc povolena volba V přehledu přítomnosti zobrazovat pohyb, vidí i kdo kdy dnes přišel do práce nebo již odešel, jakou má dnes absenci a podobně. Zobrazování pohybu má vliv i na tlačítko Přehled v uživatelském menu v modré sekci Ostatní.

Zatržením položky U práva editace stejného oddělení znemožnit editaci své doch. lze zajistit, aby vedoucí s právem editace docházky lidí ze stejného oddělení nemohl editovat svou vlastní docházku. Standardně tato volba zatržena není a protože vedoucí sám je také členem oddělení, dostane se mimo jiné i na editaci své vlastní docházky. Což může být nežádoucí a lze to touto volbou zakázat – vedoucímu pak bude editaci jeho vlastní docházky provádět někdo jiný (např. administrátor, personalista nebo jiný pracovník s právem editace všech či se speciálním právem editace).

Ještě dále jde položka U práva editace doch. Všech a Personalista znemožnit editaci své vlastní doch. Ta znemožní editaci své vlastní docházky dokonce i tomu, kdo se jinak dostane na všechny. Vyjímkou je pak již pouze administrátor nebo držitel speciálního editačního práva.

Pomocí položky V menu Zaměstnanci / Editace docházky zakázat Generátor docházky si může administrátor skrýt generátor docházky v menu Zaměstnanci / Editace docházky. Tím zamezí jeho nechtěnému použití, které by mohlo nevratně přepsat načipovaná data. Samozřejmě deaktivací této položky si v případě potřeby generátor opět zpřístupní.

Ostatní informace

Je velice důležité provádět pravidelné zálohy databáze. Viz návod v menu Firma / Návody PDF / Záloha databáze (nastavit lze i automatické zálohování). Zálohu databáze oceníte jednak v případě, kdy si nedopatřením třeba smažete firmu, nebo někdo uhodne vaše administrátorské heslo, změní je a tím Vám znemožní docházku spravovat. Nemluvě o situaci, kdy dojde například k poškození pevného disku. Dříve provedená záloha je pak jediná možnost, jak systém opětovně zprovoznit bez ztráty dat.

Administrátor nikdy nemůže zjistit heslo konkrétního pracovníka, pokud si je pracovník ve svém uživatelském menu změnil přes tlačítko Heslo v modré sekci Ostatní. I v samotné databázi je heslo zašifrované. Stejně tak je zašifrované i samotné heslo administrátorské. Pokud ale zaměstnanec své individuální heslo pro přihlášení do uživatelského menu zapomene, může mu administrátor v menu Zaměstnanci / Editace údajů přes úpravu vložit heslo nové. Nic podobného ale nelze provést s heslem administrátora, proto je potřeba toto heslo odpovídajícím způsobem zabezpečit či nezapomenout. Viz informace v úvodu tohoto návodu.

Pokud přesto heslo administrátora zapomenete a nemáte je nikde poznamenané, je jedinou cestou kontaktovat výrobce, který Vám za poplatek a po zaslání určitých souborů z disku docházkového serveru nastaví heslo nové (původní je nezjistitelné i pro výrobce).

Každý pracovník by měl mít nastaveno nějaké individuální heslo v editaci údajů zaměstnanců. Jinak není přihlášení chráněno a kdokoli by mohl prohlížet nebo dle práv i editovat docházku. U vedoucích pak nejen docházku samotného vedoucího,ale dle práv i ostatních pracovníků.

Standardně hesla zaměstnanců spravuje docházka sama – má je ve své databázi. V menu Zaměstnanci / Editace údajů / Import - Export z Active directory ale lze přepnout na ověřování hesel vůči doménovému serveru, takže pak lze správu uživatelů, přihlašování a nastavení hesel přenést na server domény windows s nainstalovanou adresářovou službou. Takto mají uživatelé do docházky vždy stejné heslo jako do windows (domény). Pouze heslo administrátora docházky se stále ověřuje jen v databázi docházky (nemá nic společného s admin. heslem domény windows).

Rekapitulace nastavení práv

Administrátor nastavuje práva jednotlivým zaměstnancům v menu Zaměstnanci / Editace údajů

Podle nastavených práv pak uživatelské menu nabízí dostupné funkce.

Minimální menu s nejvíce omezenými právy vypadá následovně:

Naopak uživatelské menu se maximálními právy vypadá jako na obrázku níže:

Popis vlivu jednotlivých práv v editaci údajů zaměstnanců na vzhled uživatelského menu

Zelená část Editace pro vkládáni a editaci záznamů:

Žlutá část Výpis i prohlížení výpisu kontrolního listu docházky, editaci poznámek a převody přesčasů:

Oranžová část Personalistika zpřístupňující některé funkce administrace týkající se zadávání zaměstnanců, ale

navíc povoluje i prohlížení a editaci docházky všem zaměstnancům:

Červená část Administrace se nenastavuje v editaci údajů zaměstnanců, ale v právech administrace zaměstnanců. Umožní přístup do jakéhokoli modulu administrace s nejvyšším oprávněním.

Modrou sekci Ostatní ovlivňuje větší část nastavení údajů zaměstnanců:

Tlačítka Auta, Spisy, Obědy, heslo, Absence, Směny, Roční abs. a Struktura oddělení mají přístupné vždy všichni pracovníci alespoň pro prohlížení. Zvláštní práva pak v těchto modulech povolují i další (většinou editační) funkce.

Tlačítka Souhrn docházky, Typy práce, Kontrola, Noční práce, Export doch., Výpis s abs., Výsledovka, Výkaz, Přehledka a Grafy mají přístupni všichni, kteří mají v položce Právo nastavenu volbu Prohlížení oddělení nebo vyšší.

Tlačítka Vyjímky docházky, Vlož práci, Přestávky, Rozpis směn, Denní rozpis, Kniha docházky a Historie oprav mají přístupni pracovníci s právem Editace docházky nastaveným na volbu Své odd., Podřízená odd., Všem nebo Personalista.

Blokování uživatelského menu

Pokud chcete některému zaměstnanci úplně zablokovat možnost přihlášení do uživatelského menu, jednoduše mu v editaci údajů zaměstnanců nastavte nějaké heslo, které mu neřeknete.

Kdybyste chtěli zablokovat přístup do uživatelského menu všem nebo většině zaměstnanců, zadejte v nastavení firmy nějaké heslo do položky Standardní heslo. To pak bude nutné zadat na úvodní stránce docházky pod výběrem, firmy, aby se vůbec zobrazil dialog pro výběr zaměstnance k přihlášení.

Předvolba posledně přihlášeného uživatele.

Systém předvolby uživatele při přihlašování do uživatelského menu funguje tak, že si docházkový server k záznamu uživatele uloží IP (v4) adresu, ze které se naposled úspěšně přihlásil a pokud je shodná IP adresa i u záznamu jiného uživatele, je tomuto jinému uživateli vynulována.
Takže aby předvolba uživatele fungovala, musí být splněny minimálně tyto podmínky:
1. Počítače mají IP adresu (verze 4) přidělenou staticky. U přidělování přes DHCP nebo u IP v6 předvolba nefunguje ( nebo jen po dobu, než PC dostane jinou IPv4 adresu od DHCP serveru).
2. Uživatel se hlásí stále jen a pouze ze stejného PC (respektive IP adresy) a nikdo jiný než on se na tomto PC (resp. IP v4 adrese) nepřihlašuje.
3. Nepoužívá se NAT mezi uživatelem a docházkovým serverem, ani nemají uživatelé v prohlížeči nastavený proxy server atd.
Pokud některá z těchto podmínek splněna není, předvolba nefunguje a uživatel musí při přihlašování pokaždé vybírat své jméno ze seznamu – částečně lze urychlit zmáčknutí klávesy s prvním písmenem z příjmení.

Novinky vyšších verzí:

V této části budou popsány úpravy a nové funkce, které byly do programu doplněny a rozšiřují výše uvedené informace.

Právo pouze k editaci absencí:

Ve verzi 7.37 docházkového systému přibyla možnost udělit právo k editaci docházky, které povolí pouze přístup na absence. Takže když potřebujete, aby např. vedoucí mohl zadávat podřízeným dovolené, nemoci a další celodenní absence, ale nemohl zadávat, měnit či mazat časy příchodů a odchodů, lze mu právo tímto způsobem nastavit. Stačí, když administrátor založí v menu "Zaměstnanci / Práva editace" v horní části právo, u kterého zatrhne novou volbu "Jen absence".

Poté ve spodní části nastaví čí docházku bude možné tímto právem měnit (konkrétní pracovníky či celá oddělení). Nakonec v menu "Zaměstnanci / Editace údajů" toto právo přidělí požadovanému pracovníkovi (např. vedoucímu) nastavením položky "Editace docházky" na nově založené právo. Tento pracovník se pak přes své uživatelské menu dostane v zelené části pro editaci docházky na povolené zaměstnance a bude jim moci vkládat, upravovat a mazat celodenní absence a kódy přerušení. Na editaci časů příchodů a odchodů se nedostane.

Kontrola zabezpečení uživ. účtů hesly:

Ve verzi 7.26 přibyla administrátorovi jednoduchá možnost kontroly zabezpečení účtů zaměstnanců pomocí hesel. V menu „Zaměstnance / Editace údajů“ přibyl sloupeček Heslo, ve kterém se u jednotlivých pracovníků zobrazuje ikona zeleného zamknutého zámečku, pokud mají své přihlášení do programu chráněno heslem. Když je účet bez hesla, je zobrazen zámeček odemčený. Červenou barvu má v případě, kdy uživatel má navíc přidělena nějaká nadstandardní práva (editace, přístup na jiné pracovníky a podobně). Tito zaměstnanci by měli být co nejdříve informování o tom, aby si přístup zaheslovali (ve svém menu Ostatní / Heslo) a zabránili tak možnosti jeho zneužití. Pokud nechcete čekat, až tak pracovníci učiní sami, stačí na odemčený zámek kliknout a systém nějaké náhodné heslo vygeneruje. To pak příslušnému zaměstnanci sdělíte, aby se mohl do uživatelského menu v budoucnu přihlásit.

Na obrázku výše je vidět, že paní Krauzová nemá účet chráněný heslem (odemčený zámeček). Paní Suchá také ne, ale ta má navíc právo editace docházky zaměstnanců stejného oddělení, proto je ikona červená. Ostatní zaměstnanci mají přístup chráněný heslem (zelený zamčený zámeček).

Počet držitelů editačních práv:

Ve verzi 7.37 se v menu „Zaměstnanci / Práva editace“ zobrazuje nový sloupec Držitelů, ve kterém je uvedeno, kolik pracovníků má každé z práv přiděleno. Pokud právo smažete, bude jim editace zakázaná.

Právo pro „plánovače“ směn:

Od verze 7.51 lze zřídit speciální právo pracovníkům, kteří mají za úkol plánovat směny zaměstnanců s osobním rozpisem směn a tito plánovači mají mít přístup jen na plánování směn určitých zaměstnanců nebo oddělení. Doposud museli mít buď plný přístup k editaci docházky, nebo přidělené admin. právo do modulu plánování směn, kde ovšem mohli plánovat všem. Nově lze plánovače pustit opravdu jen na plánování směn určité skupiny lidí. Tedy bez plného práva plánování všem i bez možnosti editace příchodů, odchodů atd.

Stačí v menu "Zaměstnanci / Práva editace" založit nové právo v číselníku a nastavit mu novou položku "Jen směny". Poté do něj zadat zaměstnance či oddělení, kterým mají být směny plánovány a toto právo v editaci údajů zaměstnanců přidělit tomu, kdo bude plánování provádět.

Plánovač se poté přihlásí do svého uživatelského menu a v zelené v části "Editace / Editace docházky" zvolí komu a na jaké období chce plánovat. Zobrazí se klasické menu editace docházky, ale kromě nastavování kategorií (směn), nemůže provádět žádné jiné úpravy.

Tlačítkem "Měsíční plán hromadný" může zobrazit celkový přehled měsíčního plánu směn všech zaměstnanců.

Přístup k vlastním osobním údajům

Ve verzi 7.58 přibylo v uživatelském menu Ostatní tlačítko Moje os. údaje. Pomocí něj může každý pracovník zjistit, jaké osobní údaje o něm v programu evidujete, čímž se plní některá práva z evropského nařízení GDPR o ochraně osobních údajů. Pokud tuto funkci v programu nechcete, stačí od verze 7.61 v admin. menu „Zaměstnanci / Nařízení GDPR / Osobní údaje“ zrušit dole pod tabulkou zatržítko u položky "Zaměstnanci mohou prohlížet své OÚ v menu Ostatní / Moje os. údaje" a nastavení uložit.

Ochrana osobních údajů – soulad s GDPR

Program od verze 7.60 poskytuje moduly a funkce pro zajištění souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů (dále GDPR). To se týká i vhodnosti šifrování datových přenosů mezi klientským počítačem a docházkovým serverem. Všechny potřebné informace k souladu s GDPR naleznete v docházce v menu Zaměstnanci / Nařízení GDPR / Dokumentace.

Pro zajištění souladu nastavení přístupových práv slouží zejména modul „Zaměstnanci / Nařízení GDPR / Ověření práv OÚ“ kde program vypíše seznam pracovníků a jim přidělených práv z pohledu ochrany osobních údajů. Viz ukázka:

O d verze 7.64 lze v návaznosti na nařízení GDPR v menu „Zaměstnanci / Nařízení GDPR / Ověření práv OÚ“ ve spodní části zatrhnout položku „Zaměstnanci při přihlašování do uživatelského menu nevidí jména, jen osobní čísla.“. Zaměstnanci se pak budou přihlašovat výběrem osobního čísla, takže neuvidí ani seznam jmen ostatních pracovníků. Navíc se u přihlašování deaktivuje přístup do přehledu přítomnosti zaměstnanců.

Úprava políčka pro zadání hesla:

Od verze 7.47 bylo upraveno textové políčko pro zadání hesla, pokud se používá nešifrovaný protokol http. Nyní se při zadávání hesla nezobrazují ani zástupné znaky (hvězdičky či kolečka), takže se zvyšuje bezpečnost tím, že případný pozorovatel nepozná počet znaků zadávaného hesla. Navíc je potlačena možnost, aby prohlížeč doplnil heslo sám, pokud jste mu dříve povolili jeho uložení.

B ěhem několika prvních přihlášení po aktualizaci z předchozí verze na verzi 7.47 je však vedle dialogu pro zadání hesla zobrazena ikona oka, pomocí které lze přepnout na původní styl zadávání hesla používaný před verzí 7.47. Tato možnost je po nějakou dobu zachována z toho důvodu, abyste se do programu mohli přihlásit, i když jste původní administrátorské heslo zapomněli a „hřešili“ jste na to, že si heslo prohlížeč pamatuje a doplňuje sám.

Proto pokud se po aktualizaci na verzi 7.47 nemůžete do programu přihlásit jako administrátor, protože si nepamatujete heslo, kliknete na tuto ikonu otevřeného oka. Dialog se upraví tak, že se zobrazí původní styl zadávání hesla (ikona zavřeného oka), takže pokud si prohlížeč původně heslo pamatoval, bude doplněno automaticky a stačí kliknout na tlačítko Přihlásit. Poté si zadejte nové administrátorské heslo v menu „Firma / Editace údajů“ a zapište je na bezpečné místo, kde schováváte důležité dokumenty.

Stejný postup použije i běžný zaměstnanec, který rovněž zapomněl své heslo do uživatelské části programu. Na úvodní obrazovce tedy klikne na ikonu oka, heslo nechá prázdné, klikne na Přihlásit a poté se dostane na přihlašovací dialog určený pro vstup do uživatelské části programu, kde bude políčko pro heslo odpovídající původnímu typu zadávání před verzí 7.47. Takže pokud si prohlížeč uživatelovo heslo pamatoval, doplní jej automaticky. Zaměstnanec se přihlásí a přes tlačítko Heslo v modré části Ostatní zadá heslo nové.

Druhou možností je požádat administrátora, aby mu nějaké nové heslo nastavil přes admin. menu „Zaměstnanci / Editace údajů“.

Pokud Vám z nějakého důvodu nový způsob zadávání hesla nevyhovuje a chtěli byste se trvale vrátit ke klasickému dialogu, vytvořte prázdný soubor disnewlog.txt ve složce c:\apache\htdocs\dochazka2001\

Důvodem může být zapnutí položky „Pro uživatelské menu otevírat samostatné okno“ v nastavení firmy.

P ro zvýšení bezpečnosti dále doporučujeme přechod na šifrovaný komunikační protokol HTTPS, který zajistí, že se hesla budou po síti přenášet v šifrovaná podobě. Příručka pro přechod z HTTP na zabezpečené HTTPS je dostupná v menu Firma / Návody PDF / Nastavení HTTPS.

Při použití šifrovaného protokolu https se od verze 7.60 dialog pro zadání hesla do nového vzhledu nepřepíná a ikona oka ani není zobrazena. Místo ní je zobrazena ikona zeleného zámečku.